Manajemen Perkantoran - KOMUNIKASI PERKANTORAN

Manajemen Perkantoran

KOMUNIKASI PERKANTORAN

Nama Kelompok :

Nanda Ayu Ning Putri  (150803103007)

Retno Puspitasari (150103013014)
Reza Nur Azizah (150803103015)
Hani Nur Fatimah (150803103063)
Fifi Umaroh (150803103029)
Nurul Husnul K (150803103066)
Aswinda Nur Imama (150803103030)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

D3 Kesekretariatan

Universitas Jember

2016                

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG

Dalam konteks organisasi, hubungan kemitraan yang harmonis antara atasan dengan bawahan memegang peranan yang strategis, sebab pencapaian tujuan organisasi membutuhkan suatu kerjasama yang saling mendukung dan mempengaruhi. Sehingga, dalam kegiatan organisasi tidak akan terlepas dari peranan komunikasi. Dalam setiap kegiatan ataupun kehidupan manusia tidak terlepas dari peranan komunikasi.Selain itu, komunikasi dapat dikatakan sebagai urat nadi pelaksanaan aktivitas organisasi.

Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah/instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan secara cepat dan jelas, sehingga efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi akan terwujud. Sama halnya dengan manajemen perkantoran, didalam kantor akan selalu terjadi aktivitas komunikasi. Komunikasi yang dilakukan pun bermacam-macam dimana komunikasi memiliki fungsi dan manfaat yang besar terhadap kemajuan kantor. Manajemen perkantoran memerlukan adanya kerjasama baik dengan pihak internal maupun dengan pihak eksternal dimana komunikasi sebagai pemeran utama dalam aktivitas tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apakah komunikasi perkantoran itu?

2.      Apa saja pentingnya komunikasi kantor?

3.      Apakah unsur dalam komunikasi saling berhubungan?

4.      Apa tujuan dalam komunikasi perkantoran?

5.      Bagaimana faktor yang terdapat dalam proses komunikasi?

6.      Apa saja klasifikasi komunikasi perkantoran ?

1.3       Tujuan Penulisan

1.      Mengetahui pengertian komunikasi perkantoran

2.      Mengetahui pentingnya komunikasi perkantoran

3.      Mengetahui unsur dalam komunikasi yang saling berhubungan

4.      Mengetahui tujuan dalam komunikasi perkantoran

5.      Mengetahui faktor yang terdapat dalam proses komunikasi

6.      Mengetahui klasifikasi perkantoran

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor, mengingat hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor. Komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang/tempat), kepada pihak (seseorang atau tempat) lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

Kantor merupakan pusat pengelolaan keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi.

Seorang pemimpin kantor perlu dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secara vertical atau secara diagonal.pengurusan informasi yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat yang terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreatifitas dan dedikasi para pegawai kantor.

Komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah suatu penyampaian warta atau keterangan-keterangan yang mengandung arti dalam biang kegiatan kantor.

2.2 Pentingnya Komunikasi Perkantoran

Komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kegiatan kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam berbagai hal berikut:

1.      Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara

a.       Para bawahan dengan atasan atau pimpinan

b.      Bawahan dengan bawahan

c.       Atasan dengan atasan

d.      Pegawai dengan kantor tau instansi yang bersangkutan

2.      Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai

3.      Meningkatkan moral dan disiplin para pegawai

4.      Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya sehingga kan berlangsung pengedalian operasional yang efisien.

5.      Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh pimpinan

6.      Semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh pegawai dapat dengan cepat diperoleh

2.3 Unsur dalam Komuniksi Perkantoran

Proses komunikasi adalah adanya sumber informasi yang menjadi dasar akan dikirimkannya informasi tersebut kepada pihak lain yang memerlukannya. Lima unsur komunikasi merupakan kesatuan yang utuh dan bulat. Masing-masing unsur saling berhubungan erat, ada ketergantungan: Artinya keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut. Kelima unsur tersebut:

1.      Pengirim berita atau komunikator

Pihak komunikator harus berusaha mengemukakan hal yang terkandung dalam pikirannya scara jelas kepada pihak yang menerima berita, sehingga cepat dimengerti.Dalam menyampaikan berita, komunikasi harus memperhatikan dengan siapa atau kepada siapa berita itu di sampaikan.

2.      Bentuk berita atau pesan

Berita dapat disampaikan dalam berbagai bentuk, misalnya: bentuk perintah, instruksi, saran, usul (baik secara lisan maupun secara tertulis), bentuk pengumuman edaran, dalam bentuk tulisan, gambar, kode dan lain sebagainya. Isi pesan harus jelas sehingga apa yang dimaksud oleh engirim berita dapat di terima oleh pihak penerima berita.

3.      penerima berita

Pihak komunikasi harus  mengadakan tanggapan terhadap berita yang di terima. Penerima berita harus menafsirkan berita yang diterima seperti yang dimaksud oleh pengirim berita.

4.      Prosedur pengiriman berita

Prosedur pengiriman berita menyangkut sarana yang dipakai dalam mengrim berita. Sedang sarana yang diperlukan dalam proses komunikasi tergantung sifat berita yang akan disampaikan.

Dibedakan 3 macam bentuk berita, yaitu:

a.       Berita yang bersifat audible yaitu berita yang dapat di dengar, baik secara langsung, secara tidak langsung maupun dengan menggunakan tanda-tanda seperti sirene, lonceng, dan lain sebagainya.

b.      Berita yangbersifat visual (dapat dilihat) baik yang berbentuk tulisan (surat, pengumuman, edaran, bulletin, majalah, dsb) gambar-gambar, poster, serta tanda-tanda lain seperti sinar lampu, benderan dan lain-lain.

c.       Berita yang bersifat audio-visual (yang dapat dilihat dan didengar) baik melalui televise, film, pameran, kesenian, dll.

5.      Reaksi atau tanggapan

Reaksi yang diberikan oleh pihak penerima berita disebut tanggapan atau respons.Ada yang menamakan umpan balik.Dengan tanggapan yang diberikan oleh penerima berita, maka pihak komunikator dapat mengetahui apakah berita yang dikirim itu sampai dan dimengerti atau tidak oleh komunikan. Dengan diterimanya respons atau dengan adanya feedback dari pihak komunikan maka akan terjadi komunikasi dua arah.

2.4 Tujuan dalam Komunikasi Perkantoran

            Agar tujuan berkomunikasi jelas, maka hal yang perlu dipertimbangkan adalah :

1.      Siapa yang akan menerima pesan

2.      Bagaimana penerima akan menginterprestasi pesan

3.      Bagaimana iklim atau suasana antar pengirim dengan penerima

4.      Mutu komunikasi (jelas atau sederhana salah satu petunjuk komunikasi yang bermutu)

2.5 Faktor dalam proses Komunikasi Perkantoran

Supaya proses komunikasi seperti yang diuraikan pada bagian terdahulu dapat berjalan lancar, maka perlu diperhatikan beberapa factor yang sangat mempengaruhi kelancaran proses tersebut.

Factor-faktor tersebut antara lain :

1.      Pengertian terhadap kita, kalimat, symbol atau sandi. Sering terjadi, “kata” dan “lain-lain” yang dimaksut oleh pengirim tidak dimengerti oleh penerima. Ini dapat terjadi karena tingkat penerima berbeda dengan pengirim. Seharusnya pengirim mengenal keadaan penerima sehingga ia dapat menyesuaikan diri.

2.      Kemampuan, atau kemauan penerima untuk mendengar pesan yang disampaikan secara lisan merupakan factor yang sangat dominan. Bagaimana baiknya mutu pesan dan cara penyampaian, apabila si penerima tidak mampu atau tidak mau mendengarkan maka pesanpun tidak akan sampai.

3.      Cara dan sarana penyampaian pesan

Karena cara yang tidak tepat. Penerima akan sulit menerimanya. Demikian pula dengan adanya hambatan jarak, waktu dan lain-lain akan diperlukan sarana.

4.      Kepentingan pendengar atau penerima pesan sangat menentukan sampainya pesan. Orang yang tidak berminat akan suatu isi pesan atau tidak mempunyai kepentingan akan sulit menerima pesan yang disampaikan kepadanya.

5.      Persepsi seserang berbeda dengan orang yang lain sangat tergantung kepada :

a.       Kepribadian

b.      Pengalaman

c.       Kehendak atau semangat

Untuk itu pengirim pesan hendaknya memperhitungkan persepsi penerima pesan.

2.6 Klasifikasi Komunikasi Perkatoran

Klasifikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam, yaitu sebagai berikut :Klasifikasi komunikasi

1.      Menurut lawan komunikasi

a.       Komunikasi umum, yaitu komunikasi, :

1.      Satu lawan banyak

2.      Banyak lawan Satu

3.      Banyak lawan banyak

b.      Komunikasi pribadi, yaitu komunikasi yang berlangsung antara satu lawan satu.

2.      Menurut jumlah yang berkomunikasi

a.       Komunikasi perseorangan.

Yaitu komunikasi antar persona

b.      Komunikasi dalam kelompok.

Yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok.

3.      Menurut cara penyampaian

a.       Komunikasi lisan :

1.      Langsung tidak dibatasi oleh jarak,

Misalnya melalui rapat, wawancara.

2.      Tidak langsung, yang dibatasi oleh jarak,

Misalnya melalui telepon.

b.      Komunikasi tertulis.

4.      Menurut maksud komunikasi

Komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi untuk :

a.       Memberi perintah

b.      Memberi nasehat

c.       Berpidato

d.      Memberi ceramah

e.       Rapat

f.       Berunding

g.      Pertemuan-pertemuan

h.      Wawancara

5.      Menurut kelangsungannya

a.       Komunikasi langsung

b.      Komunikasi tidak langsung

6.      Menurt perilaku

a.       Komunikasi formal

Ialah komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi yang secara tegas telah diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi.

Ciri-ciri yang terdapat dalam komunikasi formal, ialah :

1.      Informasi yang disampaikan sangsi resmi

2.      Komunikasi formal bersumber dari perintah resmi

3.      Komunikasi formal bertalian erat dengan masalah proses penyelenggaraan kerja

4.      Dalam praktek, komunikasi formal lebih ditonjolkan pengguna sarana yang dipergunakan, pada umumnya menggunakan surat.

b.      Komunikasi informal

Ialah komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi, tetapi tidak direncakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi.

c.       Komunikasi nonformal

Adalah komunikasi yang bersifat resmi dengan yang tidak resmi, antara yang tidak berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi dengan jalinan pekerjaan yang berkenaan dengan hubungan pribadi.

7.      Menurut ruang lingkup

a.       Komunikasi internal

Yaitu komunikasi yang berlangsung didalam suatu organisasi

b.      Komunikasi eksternal

Adalah komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi.

Komunikasi eksternal / keluar, mempunyai 2 fungsi, yaitu :

1.      Fungsi keluar

2.      Fungsi ke dalam

8.      Menurut arah informasi

Menurut arah aliran informasi dapat dibedakan menjadi komunikasi keatas, kebawah, horizontal, diagonal, datu arah dan dua arah.

a.       Komunikasi keatas

Komunikasi keatas adalah komunikasi dari bawahan kepada atasan.Tujuan komunikasi keatas untuk memperoleh informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan para pegawai pada tingkat renah.

Bentuk-bentuk informasi yang disampaian oleh para bawahan kepada atasan/pimpinan dapat digolongkan menjai: laporan, keluhan, pendapat dan saran.

b.      Komunikasi kebawah

Komunikasi kebawah mengalir dari pimpinan kepada bawahan, dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah terus mengalir kepada para pegawai bawahan/pekerja.

Komunikasih kebawah dimaksudkan agar para bawahan dapat mengetahui yang harus segera dikerjakan, bagaimana pelaksanaannya dan bagaimana metode kerjanya serta apa tujuannya. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan berbagai macam bentuk yaitu petunjuk, perintah, teguran, dan pujian.

c.       Komunikasi horizontal

Komuniasi horizontal disebut juga komunikasi kesamping atau komunikasi mendatar, yag berarti komunikasi antar pegawai yang mempunyai kedudukan setingkat/sama.

Komuniksi ini bias terjadi antara bawahan dengan bawahan, antara pimpinan dengan pimpinan yang setingkat. Komunikasi horizontal, pada umumnya bersifat pemberian informasi, keterangan-keterangan antar pemimpin satuan unit organisasi yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pemimpin, dengan demikian tidak terdapat unsur perintah.

d.      Komunikasi diagonal

Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan yang berbeda, pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempnyai wewenang langsung terhadap pihak yang lain.

e.       Komunikasi satu arah

Komunikasi satu arah atau one way communication, adalah komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu dari pihak komunikator.Dalam hal ini pihak penerima berita, yaitu komunikan tidak ada atau tidk diberi kesempatan memberikan reaksi, terhadap pesan-pesan yang diterima pihak pengirim berita, yaitu dari komunikator.

Keuntungan komunikasi satu arah

1.      Berlangsung top-down, cepat dan efisien

2.      Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan kepuasan tersendiri dari pihak komunikator, karena pihak komunikan tidak ada kesempatan untuk memberikan reaksi

3.      Dapat menjaga kewibawaan pimpinan karena pihak pimpinan berita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau menilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahan pimpinan.

Kelemahan komunikasi satu arah

1.      Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan penerima ibiarkan dalam keadaan tidak jelas,karena tidak ada kesempatan untuk bereaksi.

2.      Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter

3.      Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga menimbulkan ketegangan.

f.       Komunikasi dua arah

Komunikasi dua arah diebut juga two-ways communication, maksutnya kmunikasi yang bersifat timbal balik baik pihak komunikator maupun dari pihak komunikan.Dalam hal ini komunikan diberi kesempatan untuk memberikan reaksi atau tanggapan terhadap berita yang diterima dari komunikator. Dengan kata lain pihak komunikator mendapat umpan balik dari komunikan sehingga terdapat saling pengertian antara kedua belah pihak.

Keuntungan komunikasi dua arah:

1.      Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas.

2.      Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, lebih akurat dan tepat, karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan.

3.      Kesalahpahaman dapat dihindari

4.      Dapat menimbulkan Suasana kerja yang penuh keakraban, kekeluargaan dan demokratis.

Kelemahan komunikasi dua arah:

1.      Informasi disampaikan secara lambat, tidak efisien.

2.      Memberikan kesempatan kepaa pihak penerima berita (komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator (pimpinan) yang akan menimbulkan suasana kerja yang tiak sehat

3.      Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya.

4.      Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat, sehingga akan mempengaruhi kewibawaan pemimpin.

5.      Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit diukur kebenarannya.

2.7 Hambatan Komunikasi  

1.    Hambatan fisik
      Hambatan fisik menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan fisik atau badan seseorang, misalnya tuna rungu atau orang yang tidak bisa mendengar. Di sisi lain, hambatan fisik seperti saya harus berbicara keras dengan nenek saya karena  fungsi pendengarannya yang sudah berkurang. Pesan saya kepada nenek pun terkadang tidak sesuai

2.    Hambatan kepribadian

Kepribadian seperti sanguinis tentu jarang mengalami hambatan berkomunikasi.Mereka biasanya selalu punya topik pembicaraan dalam benak mereka dan memiliki pribadi yang menarik komunikatif.

3.    Hambatan usia

Tentu tahu bahwa usia kadang menjadi hambatan saat kita berkomunikasi. Misalnya, anak takut menyampaikan sesuatu kepada orangtuanya.Atau, saat orang tua bicara anak harus diam mendengarkan, akibatnya komunikasi hanya terjadi satu arah saja.

4.    Hambatan budaya

Hambatan budaya dapat terlihat seperti yang pernah saya jumpai seorang perempuan saat saya transit di Bandara Dubai. Ia membutuhkan informasi tapi saya tidak bisa membalasnya (saat itu saya berbicara bahasa inggris) karena saya tidak mendengar dengan jelas. Saya tidak bisa melihat ekspresi mukanya saat berbicara karena dalam budayanya Ia harus mengenakan penutup mulut. Ia adalah perempuan dari negara belahan Timur Tengah yang memang harus mengenakan busana demikian.

5.    Hambatan bahasa

Bahasa kerap menjadi hambatan bila kita berada di negara yang tidak sama bahasa ibu yang miliki. Dalam tulisan sebelumnya, saya bercerita bagaimana saya berupaya membantu teman kelas kursus bahasa jerman yang berasal dari negara Slovenia. Saya pun menggunakan google translate saat saya menyampaikan tugas pekerjaan rumah yang kemudian saya kirim lewat email. Meski tidak seratus persen terjemahan itu benar tapi ia cukup mengerti pesan yang saya sampaikan.

6. Hambatan kecakapan teknologi
            Dalam suatu pertemuan mediasi komunikasi orangtua dan anak di suatu sekolah, saya menampilkan slide show tentang sms seorang ABG remaja kepada kekasihnya dengan menggunakan kalimat atau kata-kata slank atau bahasa Alay. Bahasa Alay menggunakan huruf besar dan huruf kecil dalam satu kata juga cenderung tidak lengkap sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan.

7. Hambatan lingkungan alam dan kondisi sekitar.
            Hal ini bisa mudah ditemui semisal kita menjadi salah menangkap maksud komunikasi karena suara yang bising atau polusi suara.

Lingkungan alam lain misalnya letak atau jarak pengirim pesan dengan penerima pesan yang berjauhan menyebabkan informasi tidak diterima dengan jelas.

BAB III

Kesimpulan

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa terdapat banyak bentuk dan model dari komunikasi yang dapat dilakukan di kantor. Komunikasi memiliki peranan penting terhadap manajemen perkantoran. Tanpa adanya komunikasi, aktivitas kantor tidak akan berjalan. Komunikasi dalam manajemen perkantoran akan berjalan dengan efektif jika mampu melaksanakan komunikasi dengan prinsip-prinsip komunikasi dan memperhatikan penyebab terjadinya komunikais efektif yang telah dijelaskan diatas.setiap kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktifitas orang orang yang ada di dalam kantor.Oleh karna itu,komunikasi kantor atau tata hubungan kantor adalah suatu penyampaian warta atau keterangan keterangan yang mengandung arti dalam bidang kegiatan kantor atau dalam bidang ketatausahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Sedarmayanti,  Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Bandung, 2002